La facturation électronique obligatoire pour les entreprises approche à grands pas et suscite de nombreuses interrogations chez les acteurs économiques. En effet, à partir de juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures sous format électronique. L’obligation d’émission de factures dématérialisées sera elle répartie dans le temps (Grandes entreprises : Juillet 2024, ETI : Janvier 2025, TPE&PME : Janvier 2026)
Cette réforme, qui s’inscrit dans une démarche de simplification administrative et de dématérialisation des échanges, va impacter l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité.
Pour répondre à cet enjeu de dématérialisation, plusieurs acteurs clés se positionnent sur le marché. Les PPF (Portails Publics de Facturation), les PDP (Portails de Dématérialisation Partenaires) et les OD (Opérateurs de Dématérialisation) proposent des solutions pour accompagner les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique. Mais quels sont les avantages et les limites de ces différents acteurs ? Comment choisir la solution la plus adaptée à ses besoins ? Cet article de blog vous donne les clés pour comprendre les enjeux de la facturation électronique obligatoire et vous accompagne dans le choix de votre prestataire de dématérialisation.
La facturation électronique avec un portail Public de Facturation (PPF)
Un Portail Public de Facturation, ou PPF, est un outil proposé par l’Etat (ex : Chorus Pro) pour faciliter la dématérialisation des factures. Il s’agit d’une plateforme en ligne mise à disposition des entreprises pour leur permettre d’émettre et de recevoir des factures électroniques en toute sécurité et conformément aux normes en vigueur. Les PPF sont accessibles gratuitement à toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité, et offrent une solution simple et rapide pour se conformer à la nouvelle réglementation de facturation électronique. Les PPF garantissent également la transmission sécurisée et la conservation à long terme des factures (conservation des facture pendant 10 ans) émises et reçues, conformément aux exigences fiscales et comptables.
Ce qu’il faut retenir d’un portail public de facturation :
- Plateforme publique
- Disponible gratuitement
- Gestion des flux à destination de l’administration fiscale
- Gestion de l’annuaire centralisé (voir notre article dédié à l’annuaire centralisé)
- Gestion des formats de facture de base (facturX, UBL, CII)
- Conservation des factures pendants 10 ans
La réponse apportée par un portail de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Un Portail de Dématérialisation Partenaire, ou PDP, est un prestataire de services qui propose des solutions de dématérialisation des factures aux entreprises. C’est le cas de notre partenaire Quadient. Contrairement aux PPF, les PDP sont des acteurs privés qui facturent leurs services aux entreprises clientes. Les PDP offrent des solutions de dématérialisation personnalisées en fonction des besoins et des contraintes des entreprises, allant de la simple numérisation des factures papier à la mise en place d’une plateforme complète de facturation électronique intégrée au système d’information de l’entreprise. Les PDP assurent également la conformité des factures émises et reçues aux normes en vigueur et garantissent la sécurité de la transmission et de la conservation des données. Les entreprises ont ainsi la possibilité de déléguer la gestion de leur facturation électronique à un prestataire spécialisé et de bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour réussir leur transition vers la facturation électronique.
Ce qu’il faut retenir d’un portail de Dématérialisation Partenaire :
- Plateforme privée
- Répond à l’ensemble des exigences prévue dans la réforme sur la facturation électronique
- Connexion à l’annuaire centralisé mis en place sur le PPF
- Conformité de l’outil soumise à des audits tous les 3 ans
- Gestion de l’ensemble des formats de factures (EDI, …)
Les fonctionnalités d’un opérateur de Dématérialisation (OD)
Un Opérateur de Dématérialisation, ou OD, est un prestataire de services (un intermédiaire) spécialisé dans la dématérialisation des documents, notamment la facturation électronique. Contrairement aux PPF et aux PDP, les OD ont un champ d’action plus large et proposent des solutions de dématérialisation pour l’ensemble des documents échangés entre les entreprises et leurs partenaires (contrats, bons de commande, bulletins de paie, etc.). Les OD assurent l’ensemble des opérations de dématérialisation, de la numérisation des documents papier à la transmission des données électroniques en passant par l’archivage électronique sécurisé. Les OD garantissent la conformité des documents échangés aux normes en vigueur et assurent la traçabilité et la sécurité des échanges. Là aussi, les entreprises peuvent déléguer la gestion de l’ensemble de leurs documents électroniques à un prestataire extérieur et ainsi bénéficier d’un accompagnement complet pour réussir leur transformation digitale avec la dématérialisation.
Ce qu’il faut retenir d’un opérateur de dématérialisation :
- Acteur intermédiaires entre les entreprises et les plateformes PPF et PDP
- Assure la transformation et la dématérialisation des factures pour les déposer et/ou les récupérer sur les plateformes PPF et PDP
Le positionnement de G4
Pour répondre aux enjeux de la réforme sur la facturation électronique G4 a choisi d’accompagner les entreprises avec un PDP. Mais pas n’importe lequel. Nous travaillons avec la plateforme développée par Quadient, expert de la dématérialisation de documents. Ce choix stratégique nous permet de conserver le positionnement historique de G4 à savoir : la proximité et la personnalisation. Etre en mesure de nous adapter au secteur, aux process et aux besoins de nos clients, c’est ce qui fait notre force depuis près de 20 ans. Avec la solution NeoTouch nous sommes en mesure d’apporter ce niveau d’exigence et d’expertise.
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