Dans toutes les entreprises – quel que soit le secteur d’activité, et de la TPE au grand groupe – la gestion des congés payés et des absences constitue l’une des activités les plus chronophages du service RH, en sus d’être souvent un casse-tête pour les managers. C’est ce constat qui a poussé l’éditeur Lucca à concevoir une solution de digitalisation RH remarquablement performante, baptisée Figgo, dont il nous paraissait opportun de vous présenter ici tous les tenants et aboutissants.
LES CLÉS DU SUCCÈS : UN OUTIL ERGONOMIQUE, ADAPTABLE ET COMPLET
Chez G4, nous veillons à proposer aux PME une optimisation de leurs systèmes de pilotage de l’entreprise, et de ce point de vue, les solutions Lucca représentent une véritable « pépite », n’ayons pas peur des mots. En effet, ce n’est un secret pour personne, la gestion des absences et la gestion des congés payés des collaborateurs s’apparentent à une « usine à gaz », faisant perdre du temps aux salariés demandeurs, à leurs managers, et aux Ressources Humaines. Que cette situation problématique perdure est d’autant plus surprenant et regrettable que nous connaissons aujourd’hui un mouvement global et fort de digitalisation RH, la crise sanitaire ayant bouleversé la façon dont s’opère la gestion des absences. Il était donc temps qu’une solution simple et efficace permette à tous les acteurs concernés de se concentrer pleinement sur leur travail proprement dit, et nous sommes ravis que G4 puisse vous la proposer.
Pour bien comprendre les atouts de Figgo, il convient de s’intéresser aux trois rôles différents autour desquels l’outil a été conçu.
LE RÔLE DE L’UTILISATEUR
Concrètement, lorsqu’un salarié arrive sur l’onglet « Demandes », il dispose d’un calendrier interactif et d’un tableau expliquant les différents compteurs disponibles dans l’entreprise considérée. Bien entendu, ledit tableau est personnalisable en fonction de la « politique de congés » de votre société (pour les évènements familiaux, par exemple), mais il permet en tout cas aux collaborateurs de mieux appréhender les différents types d’absences et de congés.
Par ailleurs, l’utilisateur de cette solution RH 2.0 peut non seulement visualiser ses soldes de congés à un instant T mais également à une date future, grâce à un calcul prévisionnel tenant compte à la fois des jours déjà posés et de ceux qui seront obtenus d’ici là. Cette particularité constitue un réel atout car elle va épargner de nombreux aller-retour entre vos collaborateurs et votre service RH. L’attention portée aux détails par l’éditeur se révèle en outre évidente, avec la possibilité de faire apparaître les vacances scolaires de la zone dans laquelle se trouve votre entreprise afin de faciliter la pose de congés par les collaborateurs ayant des enfants. N’oublions pas non plus la grille de répartition dite « intelligente », qui va répartir automatiquement les jours posés dans les différents compteurs en fonction de leur date d’expiration – sauf indication contraire du salarié, bien entendu.
LE RÔLE DU MANAGER
Lorsqu’une demande a été faite, l’outil va ensuite générer un workflow d’approbation, un mail étant envoyé au collaborateur (afin de récapituler sa demande), mais également à son manager, et celui-ci pourra l’accepter directement depuis le courriel en question, ou via l’appli mobile, ou bien encore sur l’interface de la solution. C’est ce qui nous amène au rôle du manager, qui va devoir accepter ou refuser les demandes de congés. Précisions toutefois d’emblée que ces droits d’approbation peuvent parfaitement être délégués en cas d’absence du manager, et l’interface permet d’écrire au collaborateur pour lui exposer les raisons d’un refus, par exemple, ou bien simplement pour lui demander des précisions sur sa demande.
Le manager peut aussi consulter le planning de son équipe, mais si une entreprise le souhaite, cette possibilité est accessible également aux salariés entre eux, notamment afin qu’ils s’organisent en bonne intelligence sur la prise de leurs congés d’été. Quoi qu’il en soit, le manager dispose d’un accès à des rapports spécifiques, comme le solde de jours de congés pour chacun de ses subordonnés, actuel et prévisionnel d’ailleurs. Il peut ainsi recommander à certains de poser des congés sur telle période, pour éviter des absences sur des moments de rush ou bien pour limiter le nombre de jours placés sur le CET, ceux-ci constituant in fine une dette sociale.
LE RÔLE DE L’ADMINISTRATEUR
Enfin, il y a bien sûr le rôle de l’administrateur, qui va pouvoir accéder au paramétrage de l’outil et au transfert des données vers la paye dans le cadre du pilotage RH. En toute logique, c’est ce rôle qui dispose du plus d’onglets, et retenez qu’il lui est notamment possible de faire apparaître sur la « Home Page » de Lucca le nom des collaborateurs absents à un moment donné, ainsi que ceux en télétravail, afin que chaque membre de l’équipe sache où se trouve ses collègues.
Cela étant posé, l’administrateur peut gérer aussi bien des demandes d’absences individuelles et groupées, en imposant par exemple des congés à toute l’entreprise sur une période donnée, ou à un secteur uniquement, voire en ne conservant qu’une poignée de collaborateurs présents sur ces dates de fermeture. Un message peut d’ailleurs être adressé à tous les salariés concernés depuis l’outil, et ce dernier contient aussi un onglet « actions à réaliser » qui regroupe toutes les absences enregistrées mais n’ayant pas encore été complétées. Il peut s’agir notamment d’un justificatif manquant, et lorsque celui-ci est reçu (soit par mail, soit depuis l’interface de la solution), l’administrateur pourra donc préciser le motif d’une absence, sélectionner le compteur approprié (maladie, par exemple) et joindre l’arrêt de travail en un clic. L’administrateur peut, en outre, exporter les arrêts de travail très simplement depuis l’outil, vers un logiciel tel que Sage par exemple, et aucune absence ne passera entre les mailles du filet.
De fait, si une entreprise a décidé que la paie devait recevoir tous les éléments variables le 24 du mois au plus tard mais qu’une régularisation d’absence intervient plus tardivement, l’outil en tiendra automatiquement compte pour le fichier d’export du mois suivant. Last but not least des rapports et tableaux de bord sont proposés à l’administrateur pour affiner son pilotage RH, y compris avec un suivi d’historique sur les dernières années, et si l’on prend l’exemple du solde des RTT, un mail peut être envoyé à tous les collaborateurs qui en ont encore alors que la date d’expiration se rapproche.
EN RÉSUMÉ :
Avec Figgo vous pouvez donner à vos collaborateurs l’accès à leurs soldes en temps réel, simplifier le traitement des demandes par les managers, et envoyer les absences en paie en un clic.
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