Ping! Voici la notification du mail mensuel envoyé par le service comptabilité pour rappeler de bien déposer les notes de frais dans la bannette. Sans agrafes évidemment. Sinon on perd du temps et on risque de se blesser. Pourtant la vraie perte de temps et la vraie prise de risque ici , c’est la collecte des notes de frais papier.
Saviez-vous qu’avec la dématérialisation des notes de frais , 5 secondes suffisent pour saisir une dépense? Et sans risque d’erreur de saisie grâce la dématérialisation à valeur probante.
Pour en savoir plus, G4 vous propose de partager avec vous tout ce qu’il faut savoir sur la valeur probante. Dans cet article découvrez pourquoi l’archivage à valeur probante révolutionne la gestion administrative.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
Pour faire simple, l’archivage à valeur probante désigne le fait de copier numériquement des documents papiers et de les conserver de manière durable et sécurisée. Ici les frais des collaborateurs.
Pourquoi l’archivage à valeur probante est-il plus fiable ?
Dans un cadre juridique, les factures et preuves de dépenses numérisées avec le système d’archivage à valeur probante ont la même valeur que la copie papier car elles comportent des informations de contrôles et un cachet obligatoire qui garantissent que le document ne peut plus être modifié par la suite.
A noter, que cette notion de même valeur juridique présente un véritable avantage en cas de contrôle Urssaf.
Notes de frais : Quels textes de loi régissent la dématérialisation à valeur probantes ?
Les différents outils de dématérialisation de note de frais respecte la réglementation en vigueur édictées par :
- l’article A 102-B du Livre des procédures fiscales, paru fin mars 2017, fixe les règles pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais en France
- L’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale amende le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016
Notes de frais : Comment garantir la sécurité d’un archivage à valeur probante ?
Afin de garantir un stockage sécurisé, G4 vous recommande d’archiver vos documents sur des serveurs certifiés et multi-site afin de vous assurer de respecter le délai légal de conservation.
En résumé
L’archivage à valeur probante s’inscrit dans une évolution clé de la dématérialisation des notes de frais. L’objectif étant de fiabiliser la gestion des notes de frais à travers : l’authentification, l’intégrité et l’intelligibilité des documents traités.
Dans le cadre de la digitalisation des processus RH, G4 intégrateur conseil, s’associe à l’éditeur Lucca pour accompagner les entreprises dans la gestion des frais des collaborateurs
Avec la solution Cleemy Notes de Frais, qui inclut la dématérialisation à valeur probante.
Pour en savoir plus, sur la solution :
