Dans toutes les entreprises \u2013 quel que soit le secteur d\u2019activit\u00e9, et de la TPE au grand groupe \u2013 la gestion des cong\u00e9s pay\u00e9s et des absences constitue l\u2019une des activit\u00e9s les plus chronophages du service RH, en sus d\u2019\u00eatre souvent un casse-t\u00eate pour les managers. C\u2019est ce constat qui a pouss\u00e9 l\u2019\u00e9diteur Lucca \u00e0 concevoir une solution de digitalisation RH remarquablement performante, baptis\u00e9e Figgo, dont il nous paraissait opportun de vous pr\u00e9senter ici tous les tenants et aboutissants.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Chez G4, nous veillons \u00e0 proposer aux PME une optimisation de leurs syst\u00e8mes de pilotage de l\u2019entreprise, et de ce point de vue, les solutions Lucca repr\u00e9sentent une v\u00e9ritable \u00ab p\u00e9pite \u00bb, n\u2019ayons pas peur des mots. En effet, ce n\u2019est un secret pour personne, la gestion des absences et la gestion des cong\u00e9s pay\u00e9s des collaborateurs s\u2019apparentent \u00e0 une \u00ab usine \u00e0 gaz \u00bb, faisant perdre du temps aux salari\u00e9s demandeurs, \u00e0 leurs managers, et aux Ressources Humaines. Que cette situation probl\u00e9matique perdure est d\u2019autant plus surprenant et regrettable que nous connaissons aujourd\u2019hui un mouvement global et fort de digitalisation RH, la crise sanitaire ayant boulevers\u00e9 la fa\u00e7on dont s\u2019op\u00e8re la gestion des absences. Il \u00e9tait donc temps qu\u2019une solution simple et efficace permette \u00e0 tous les acteurs concern\u00e9s de se concentrer pleinement sur leur travail proprement dit, et nous sommes ravis que G4 puisse vous la proposer.
Pour bien comprendre les atouts de Figgo, il convient de s\u2019int\u00e9resser aux trois r\u00f4les diff\u00e9rents autour desquels l\u2019outil a \u00e9t\u00e9 con\u00e7u.<\/p>\n\n\n\n
Concr\u00e8tement, lorsqu\u2019un salari\u00e9 arrive sur l\u2019onglet \u00ab Demandes \u00bb, il dispose d\u2019un calendrier interactif et d\u2019un tableau expliquant les diff\u00e9rents compteurs disponibles dans l\u2019entreprise consid\u00e9r\u00e9e. Bien entendu, ledit tableau est personnalisable en fonction de la \u00ab politique de cong\u00e9s \u00bb de votre soci\u00e9t\u00e9 (pour les \u00e9v\u00e8nements familiaux, par exemple), mais il permet en tout cas aux collaborateurs de mieux appr\u00e9hender les diff\u00e9rents types d\u2019absences et de cong\u00e9s.
Par ailleurs, l\u2019utilisateur de cette solution RH 2.0 peut non seulement visualiser ses soldes de cong\u00e9s \u00e0 un instant T mais \u00e9galement \u00e0 une date future, gr\u00e2ce \u00e0 un calcul pr\u00e9visionnel tenant compte \u00e0 la fois des jours d\u00e9j\u00e0 pos\u00e9s et de ceux qui seront obtenus d\u2019ici l\u00e0. Cette particularit\u00e9 constitue un r\u00e9el atout car elle va \u00e9pargner de nombreux aller-retour entre vos collaborateurs et votre service RH. L\u2019attention port\u00e9e aux d\u00e9tails par l\u2019\u00e9diteur se r\u00e9v\u00e8le en outre \u00e9vidente, avec la possibilit\u00e9 de faire appara\u00eetre les vacances scolaires de la zone dans laquelle se trouve votre entreprise afin de faciliter la pose de cong\u00e9s par les collaborateurs ayant des enfants. N\u2019oublions pas non plus la grille de r\u00e9partition dite \u00ab intelligente \u00bb, qui va r\u00e9partir automatiquement les jours pos\u00e9s dans les diff\u00e9rents compteurs en fonction de leur date d\u2019expiration \u2013 sauf indication contraire du salari\u00e9, bien entendu.<\/p>\n\n\n\n
Lorsqu\u2019une demande a \u00e9t\u00e9 faite, l\u2019outil va ensuite g\u00e9n\u00e9rer un workflow d\u2019approbation, un mail \u00e9tant envoy\u00e9 au collaborateur (afin de r\u00e9capituler sa demande), mais \u00e9galement \u00e0 son manager, et celui-ci pourra l\u2019accepter directement depuis le courriel en question, ou via l\u2019appli mobile, ou bien encore sur l\u2019interface de la solution. C\u2019est ce qui nous am\u00e8ne au r\u00f4le du manager, qui va devoir accepter ou refuser les demandes de cong\u00e9s. Pr\u00e9cisions toutefois d\u2019embl\u00e9e que ces droits d\u2019approbation peuvent parfaitement \u00eatre d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s en cas d\u2019absence du manager, et l\u2019interface permet d\u2019\u00e9crire au collaborateur pour lui exposer les raisons d\u2019un refus, par exemple, ou bien simplement pour lui demander des pr\u00e9cisions sur sa demande.
Le manager peut aussi consulter le planning de son \u00e9quipe, mais si une entreprise le souhaite, cette possibilit\u00e9 est accessible \u00e9galement aux salari\u00e9s entre eux, notamment afin qu\u2019ils s\u2019organisent en bonne intelligence sur la prise de leurs cong\u00e9s d\u2019\u00e9t\u00e9. Quoi qu\u2019il en soit, le manager dispose d\u2019un acc\u00e8s \u00e0 des rapports sp\u00e9cifiques, comme le solde de jours de cong\u00e9s pour chacun de ses subordonn\u00e9s, actuel et pr\u00e9visionnel d\u2019ailleurs. Il peut ainsi recommander \u00e0 certains de poser des cong\u00e9s sur telle p\u00e9riode, pour \u00e9viter des absences sur des moments de rush ou bien pour limiter le nombre de jours plac\u00e9s sur le CET, ceux-ci constituant in fine une dette sociale.<\/p>\n\n\n\n
Enfin, il y a bien s\u00fbr le r\u00f4le de l\u2019administrateur, qui va pouvoir acc\u00e9der au param\u00e9trage de l\u2019outil et au transfert des donn\u00e9es vers la paye dans le cadre du pilotage RH. En toute logique, c\u2019est ce r\u00f4le qui dispose du plus d\u2019onglets, et retenez qu\u2019il lui est notamment possible de faire appara\u00eetre sur la \u00ab Home Page \u00bb de Lucca le nom des collaborateurs absents \u00e0 un moment donn\u00e9, ainsi que ceux en t\u00e9l\u00e9travail, afin que chaque membre de l\u2019\u00e9quipe sache o\u00f9 se trouve ses coll\u00e8gues.
Cela \u00e9tant pos\u00e9, l\u2019administrateur peut g\u00e9rer aussi bien des demandes d\u2019absences individuelles et group\u00e9es, en imposant par exemple des cong\u00e9s \u00e0 toute l\u2019entreprise sur une p\u00e9riode donn\u00e9e, ou \u00e0 un secteur uniquement, voire en ne conservant qu\u2019une poign\u00e9e de collaborateurs pr\u00e9sents sur ces dates de fermeture. Un message peut d\u2019ailleurs \u00eatre adress\u00e9 \u00e0 tous les salari\u00e9s concern\u00e9s depuis l\u2019outil, et ce dernier contient aussi un onglet \u00ab actions \u00e0 r\u00e9aliser \u00bb qui regroupe toutes les absences enregistr\u00e9es mais n\u2019ayant pas encore \u00e9t\u00e9 compl\u00e9t\u00e9es. Il peut s\u2019agir notamment d\u2019un justificatif manquant, et lorsque celui-ci est re\u00e7u (soit par mail, soit depuis l\u2019interface de la solution), l\u2019administrateur pourra donc pr\u00e9ciser le motif d\u2019une absence, s\u00e9lectionner le compteur appropri\u00e9 (maladie, par exemple) et joindre l\u2019arr\u00eat de travail en un clic. L\u2019administrateur peut, en outre, exporter les arr\u00eats de travail tr\u00e8s simplement depuis l\u2019outil, vers un logiciel tel que Sage par exemple, et aucune absence ne passera entre les mailles du filet.
De fait, si une entreprise a d\u00e9cid\u00e9 que la paie devait recevoir tous les \u00e9l\u00e9ments variables le 24 du mois au plus tard mais qu\u2019une r\u00e9gularisation d\u2019absence intervient plus tardivement, l\u2019outil en tiendra automatiquement compte pour le fichier d\u2019export du mois suivant. Last but not least des rapports et tableaux de bord sont propos\u00e9s \u00e0 l\u2019administrateur pour affiner son pilotage RH, y compris avec un suivi d\u2019historique sur les derni\u00e8res ann\u00e9es, et si l\u2019on prend l\u2019exemple du solde des RTT, un mail peut \u00eatre envoy\u00e9 \u00e0 tous les collaborateurs qui en ont encore alors que la date d\u2019expiration se rapproche.<\/p>\n\n\n\n
Avec Figgo vous pouvez donner \u00e0 vos collaborateurs l\u2019acc\u00e8s \u00e0 leurs soldes en temps r\u00e9el, simplifier le traitement des demandes par les managers, et envoyer les absences en paie en un clic.
\u2022 Vous avez des questions ? Vous d\u00e9sirez assister \u00e0 une d\u00e9monstration ?
\u2022 Voir le replay de notre webinaire Figgo : Vid\u00e9o webinaire<\/a><\/p>\n\n\n\n